Cầm nắm và di chuyển sưu tập hiện vật trong kho

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU

1.1 Kho hiện vật: Trái tim của Bảo tàng

Khu vực kho là phần quan trọng sống còn của bất kỳ bảo tàng nào và thường chứa phần lớn của bộ sưu tập. Kho bảo tàng cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc phát triển bảo tàng và các chương trình do có mối quan hệ mật thiết với các hoạt động khác,  như  nghiên  cứu,  khảo  cứu,  trưng bày, bảo quản và vay mượn hiện vật. Kho hiện vật đảm bảo công tác bảo tồn và tiếp cận  bộ  sưu  tập  hiện  vật,  và  vì  vậy  việc chăm sóc và quản lý hiện vật trong kho đúng cách là một thách thức quan trọng đối với các bảo tàng nếu muốn duy trì vai trò là những trung tâm tri thức, nghiên cứu và tạo nguồn cảm hứng.

1.2 Bảo quản phòng ngừa và quản lý kho

Việc chăm sóc sưu tập hiện vật đúng cách trong kho và quản lý đúng quy trình trong khu vực kho là những phần việc không thể tách  rời  của  công  tác  bảo  quản  phòng ngừa đối với bộ sưu tập hiện vật bảo tàng. Bảo quản phòng ngừa là những biện pháp và hành động nhắm đến việc tránh hoặc giảm  thiểu đến mức tối đa sự hư hỏng hoặc mất mát nếu diễn ra, và quản lý chặt chẽ khu vực kho là cách phòng ngừa trước tiên giúp hiện vật tránh bị hư hỏng. Một môi trường kho được tổ chức và vận hành tốt sẽ giúp tránh hoặc làm chậm lại đa số các hình thức gây hư hỏng. Những phương pháp xử lý bảo quản tốn kém và phức tạp sẽ mất tác dụng nếu hiện vật được lưu giữ trong  một  không  gian  kho  chứa  không phù hợp.

1.3 Một kho hiện vật tốt

Một kho hiện vật tốt cần phải:

- Được sự quản của một người;

- Giúp tra cứu nhanh về hiện vật (qua sử dụng mã vị trí);

- Cho phép dễ dàng tiếp cận hiện vật với ít thao tác nhất;

- Không lưu giữ hiện vật trên sàn nhà;

- Có các chế độ lưu giữ phù hợp với kích thước và thể loại hiện vật;

- Có giá cố định chắc chắn có thể đỡ được trọng lượng của hiện vật;

- Giúp bảo vệ khỏi tất cả các nhân tốt gây hư hại.

1.4 Kiểm kê

Một danh mục kiểm kê đúng quy cách là cực kỳ cần thiết cho sự thành công của tất cả các chương trình của bảo tàng, đặc biệt là đối với công tác chăm sóc hiện vật trong bộ sưu tập nằm trong kho. Thực hiện kiểm kê bộ sưu tập hiện vật có nghĩa là kiểm tra một cách có hệ thống từng hiện vật thuộc sở hữu của bảo tàng, thông qua việc kiểm tra từng hiện vật với thông tin trong sổ đăng ký hiện vật hoặc phiếu hiện vật. Mục tiêu của việc kiểm kê là để đảm bảo rằng tất cả các hiện vật của bộ sưu tập đều có mặt và nằm đúng vị trí của chúng. 

1.5 Các tiêu chuẩn cơ bản về tư liệu hóa

Tiêu chuẩn cơ bản về tư liệu hóa có nghĩa là:

- Bảo tàng có mã vị trí cho tất cả các khu vực trong bảo tàng, tất cả trang thiết bị sử dụng trong kho chà cho trưng bày;

- Sổ đăng ký hiện vật được cập nhật, bao gồm tất cả thông tin chi tiết về hiện vật được nhập vào bảo tàng từ trước đến nay;

- Mỗi hiện vật đều được ghi mã số và có thể dễ dàng được xác định vị trí bằng sổ đăng ký hiện vật hoặc phiếu hiện vật;

- Các hiện vật chưa được đăng ký có thể tìm thấy dễ dàng.

1.6 Mã vị trí trong khu vực kho

Mỗi địa điểm nơi hiện vật được lưu giữ, cho dù chỉ là tạm thời, phải được gắn với một mã số. Điều này có nghĩa là:

- Mỗi vị trí trong bảo tàng, cho dù là tòa nhà, tầng nhà, phòng, đồ nội thất, giá kệ hoặc hộp đựng, v.v., phải có một mã số riêng;

- Mã số nên kết hợp cả chữ và số theo thứ tự tăng dần;

- Cần nhập mã vị trí của từng hiện vật vào phiếu hiện vật;

- Nếu một hiện vật được dịch chuyển, cần phải gắn một mã mới cho vị trí mới; 

- Cần thường xuyên kiểm tra mã vị trí hiện vật. 

1.7 Chức năng duy nhất của khu vực kho bảo tàng

Kho hiện vật bảo tàng chỉ có thể được sử dụng để lưu giữ hiện vật thuộc bộ sưu tập của bảo tàng. Các hoạt động như đăng ký, vệ sinh, đóng gói, kiểm dịch hiện vật và nghiên cứu cần phải được thực hiện trong các phòng riêng thông với khu vực kho. Tóm lại:

- Kho hiện vật chỉ để dùng lưu trữ hiện vật;

- Không lưu trữ các vật liệu đóng gói, panô trưng bày, trang thiết bị cũ, ấn phẩm và vật liệu khác trong kho;

- Tổ chức các hoạt động như nghiên cứu, đóng gói và chụp ảnh hiện vật bên ngoài khu vực kho. 

1.8 Sự tham gia của toàn bộ nhân viên bảo tàng

Một kho hiện vật thành công và được tổ chức tốt đòi hỏi có sự hợp tác của tất cả cán bộ thông qua làm việc nhóm, lập kế hoạch và trao đổi thông tin với nhau. Toàn thể cán bộ đều phải nắm các quy trình thao tác trong kho, bao gồm các nguyên tắc và quy định ra vào khu vực kho và truy nhập hiện vật, vệ sinh và bảo dưỡng, kiểm tra khách thăm quan và giám định định kỳ bộ sưu tập. Cần có một người chịu trách nhiệm chính cho tất cả các khu vực kho. 

1.9 Các nguyên tắc và quy định đối với công tác an ninh và ra vào kho

Các nguyên tắc và quy định đối với khu vực kho cần bao gồm các điểm sau:

- Thiết lập các nguyên tắc an ninh và việc tiếp cận đối với không gian kho;

- Cần đảm bảo toàn thể cán bộ bảo tàng nắm rõ và tuân theo các nguyên tắc;

- Kiểm soát chặt chẽ về việc đặt mã số và quản lý chìa khóa;

- Kiểm soát việc tiếp cận không gian kho: thông thường chỉ có cán bộ kỹ thuật kho và giám sát mới có quyền vào khu vực kho, và tất cả những người khác, bao gồm cán bộ nghiên cứu, bảo quản, vệ sinh và bảo dưỡng, cần được xem là khách và phải đăng ký trong  cuốn  sổ theo dõi;

- Chỉ cho phép khách vào kho với sự cho phép đặc biệt và dưới sự giám sát của cán bộ kho, nhằm ngăn ngừa các tổn hại có thể xảy ra, trộm cắp hoặc làm sai lệch vị trí hiện vật;

- Cần đăng ký khách trong một cuốn sổ theo dõi các thông tin tên, ngày tháng và mục đích của chuyến thăm;

- Nghiêm cấm hút thuốc lá và ăn uống trong khu vực kho. 

CHƯƠNG 2: ĐIỀU KIỆN TRONG KHO HIỆN VẬT

2.1 Các yếu tố có ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn vị trí của kho hiện vật

Các yếu tố sau cần được cân nhắc kỹ lưỡng khi quyết định vị trí khu vực kho:

- Các mối đe dọa về thảm họa thiên nhiên, như lũ lụt, bão, động đất, núi lửa hoặc sạt lở trong khu vực lân cận;

- Khu vực xung quanh vị trí tòa nhà bảo tàng và các nguy cơ về ô nhiễm, rung chấn, v.v.;

- Kiểu tòa nhà, trong đó có vấn đề vật liệu xây dựng (gỗ, bê tông, v.v.) và số tầng của tòa nhà;

- Khả năng tiếp cận và hạ tầng cơ sở của tòa nhà, trong đó có khả năng tiếp cận dễ dàng từ bên ngoài và trong phạm vi tòa nhà, đến điểm nhập-xuất hiện vật, khu vực trưng bày và khu vực bảo quản;

- Vị trí của khu vực kho bên trong tòa nhà, thí dụ khu trung tâm có môi trường khí hậu được  kiểm soát  mà không phải là dưới mái nhà hoặc trong tầng hầm.

2.2 Đặc điểm kỹ thuật của phòng kho

Khu vực kho phải có khả năng được vệ sinh dễ dàng, không có bụi và càng sạch sẽ càng tốt. Có thể đạt được điều này bằng cách:

- Bao  phủ  kín  tất  cả  bề  mặt  bê  tông trong  khu  vực  kho  bằng  nhựa  êpoxy hoặc   nhựa  sơn  tổng  hợp   polyurêtan gốc nước;

- Làm nhẵn các bức tường và phủ sơn

- Latec: Khả năng chịu lực (Kg/m2) của khu vực; Kho cũng cần phải được lưu ý. 

2.3 Giảm thiểu rủi ro đối với khu vực kho

2.3.1 Hỏa hoạn

Tường và trần nhà cần được xây dựng bằng các vật liệu chống cháy như đá hoặc thạch cao.

Cần lắp đặt và thường xuyên kiểm tra thiết bị phát hiện khói.

Không được dùng thiết bị phòng chống cháy dạng bột vì chất này sẽ bám chặt vào bề mặt hiện vật. Nên sử dụng thiết bị dập lửa cầm tay dùng áp lực nước hoặc điôxit cácbon (CO2).

Trang thiết bị phòng chống cháy cần được đặt trong phạm vi dễ tiếp cận.

Các hiện vật dễ bắt lửa (chẳng hạn phim nhựa có thành phần nitrat xelulôza) cần được lưu trữ tách biệt khỏi các hiện vật khác, lý tưởng nhất là trong một tòa nhà khác.

2.3.2 Đường ống nước, điện và ga

Khu vực kho không nên có:

- Đường dây điện lỏng lẻo;
- Đường ống nước;
- Đường ống thoát nước
- Đường ống dẫn nhiệt;
- Đường ống ga.

Tất cả các thiết bị và đường dây phải được cách điện và bảo quản trong tình trạng tốt, nhằm giảm thiểu tối đa nguy cơ hỏa hoạn do chập điện.

Các đường ống cấp và thoát nước không được bắc xuyên qua kho vì chúng sẽ là nguy cơ gây tổn hại từ trong trường hợp đường ống bị vỡ hoặc rò rỉ.

Đường ống dẫn nhiệt không được bắc xuyên qua kho vì chúng cỏ thể  gây tổn hại do nhiệt độ thay đổi.

Các bảng điều khiển thiết bị phải được đặt bên ngoài khu vực kho để cán bộ bảo trì có thể tiếp cận dễ dàng.

2.3.3 An ninh

Cửa ra vào cần được làm bằng gỗ đặc hoặc được phủ kim loại và nên lắp khóa chất lượng cao.

2.3.4 Tác nhân  sinh học gây hại (côn trùng, gặm nhấm, vi sinh vật)

Khu vực kho cần phải khô ráo và thông thoáng nhằm giảm rủi ro nhiễm côn trùng và nấm mốc. Cụ thể là:

- Tất cả các chỗ hở của tòa nhà thông với bên ngoài cần phải được bịt kín;

- Luôn luôn đóng mọi cửa ra vào và cửa sổ; 

- Gắn lưới mắt dày tại các lỗ thông gió để ngăn chặn côn trùng thâm nhập. 

Để ngăn chặn các loài gây hại:

- Cần phải thường xuyên kiểm tra các dấu hiệu nhiễm sinh vật gây hại;

- Nên lắp các bẫy côn trùng;

- Cần kiểm tra xem có phân ấu trùng, công trùng và động vật không; Bất kỳ loài gây hại nào được phát hiện cùng với các biện pháp đã tiến hành để kiểm soát cần phải được ghi ghép vào sổ theo dõi;

- Nên áp dụng các biện pháp không độc để kiểm soát loài gây hại để bảo vệ con người, bộ sưu tập và môi trường.

Kiểm dịch:

- Tất cả hiện vật được đưa vào sưu tập phải được kiểm tra và kiểm dịch;

- Hiện vật bị nhiễm sinh vật phải được cách ly để xử lý và vệ sinh.

CHƯƠNG 3: MÔI TRƯỜNG KHO

3.1 Khí hậu

- Cần duy trì một môi trường ổn định.

- Không nên thay đổi trạng thái khí hậu nếu hiện vật ổn định (chẳng hạn như không có sự biến đổi hoặc hưu hại có thể quan sát được) và nằm cố định ở một vị trí hơn 5 năm.

3.1.1 Độ ẩm

- Cần tránh ẩm ướt, tức độ ẩm tương đối lớn hơn 75%.

- Không nên đặt  hiện vật gần các bức tường lạnh.

- Cần lưu giữ hiện vật ở nơi cao  hơn mặt sàn. 

3.1.2 Nhiệt độ

Những hiện vật có yêu cầu đặc biệt về nhiệt độ (như một số loại giấy hiện đại, hầu hết vật tư ngành ảnh, đa số thiết bị truyền thông điện tử, v.v.) cần được bảo quản trong môi trường có kiểm soát nhiệt độ, nếu không chúng sẽ trở nên vô dụng trong khoảng thời gian từ 30 đến100 năm. Nhiệt độ giảm 5°C sẽ giúp tăng gấp đôi tuổi thọ của chúng.

3.2 Ánh sáng: sự thâm nhập của ánh sáng tự nhiên

Ánh  sáng  gây  tổn  hại  vĩnh  viễn  đối với  các  hiện  vật  bằng  chất  liệu  hữu cơ. Do vậy:

- Không gian kho cần được chia thành nhiều ngăn, mỗi ngăn có chế độ ánh sáng riêng;
- Cần chiếu sáng vừa đủ để có thể quan sát, di chuyển hiện vật đúng cách, v.v.;
- Luôn tắt đèn khi rời khỏi phòng kho. Không được cho ánh sáng tự nhiên vào khu vực kho. Cần che kín các cửa sổ bằng các tấm chắn sáng, rèm hoặc cửa chớp, đặc biệt là những nơi có ánh sáng mặt trời chiếu thẳng vào. 

3.3 Các chất ô nhiễm

Ô nhiễm không khí và bụi là những nguy cơ thường trực. Hệ thống thông gió tốt và việc sử dụng các vật liệu ổn định về mặt hóa học sẽ giúp giảm thiểu sự gia tăng nồng độ các loại khí ga có hại. Ngoài ra:

- Tên sử dụng các tấm che bụi và hộp đựng để bảo vệ hiện vật. Nếu có đường ống điều hòa không khí, các đầu ra cần được phủ kín bằng vật liệu tốt và thường xuyên được vệ sinh;

- Nên sử dụng quạt gió;

- Không sử dụng thuốc diệt côn trùng có hợp chất naphthalen (long não hoặc băng phiến) trong kho, và không nên tích trữ các loại thuốc diệt côn trùng hoặc nấm ở trong nhà vì chúng có các hoạt chất có thể gây hư hỏng sưu tập hiện vật, đặc biệt là trong môi trường khép kín. 

CHƯƠNG 4: TRANG THIẾT BỊ TRONG KHO

4.1 Vai trò của trang thiết bị kho

Trang thiết bị phù hợp dành cho kho cần có khả năng:

- Hỗ trợ và bảo vệ hiện vật về mặt vật lý;

- Giúp phòng tránh các nhiên nhân gây hư hỏng;

- Tăng cường/ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận hiện vật;

- Giúp sử dụng hiệu quả không gian.

4.2 Hệ thống kho mở và kho đóng

Chất lượng môi trường của khu vực kho, kích thước hoặc giá trị của hiện vật được lưu giữ sẽ quyết định việc hiện vật sẽ được lưu trong kho mở hay kho đóng.

Hệ thống kho mở được sử dụng cho: Các hiện vật trong tình trạng tốt.

Hệ thống kho đóng được sử dụng cho:

- Hiện vật có kích thước nhỏ;

- Hiện vật quý;

- Hiện vật có cấu trúc nhạy cảm (thí dụ hiện vật bằng lông vũ hoặc sợi có cấu tạo phức tạp,v.v.)

- Hiện vật nhạy cảm với bụ (thí dụ hiện vật có mảng màu không bên hoặc bề mặt không bằng phẳng);

- Hiện vật nhạy sáng (cao su, giấy, đồ vải, một số loại màu, v.v.);

- Hiện vật dễ gây nguy hiểm (mũi tên, vũ khí, v.v.).

4.3 Đặc điểm chung của trang thiết bị trong kho

- Trang thiết bị có kết cấu vững chắc để không  bị  uốn  cong  do  sức  nặng  của hiện vật.

- Các trang thiết bị nên được gắn chặt với nhau bằng bu lông, và (nếu cần) gắn lên sàn hoặc trần để cố định.

- Nếu điều kiện cho phép, nên sử dụng các loại giá kệ có thể điều chỉnh được.

- Cần tránh các góc cạnh sắc nhọn, đặc biệt là đối với các loại tủ bằng kim loại.

- Bề mặt của trang thiết bị cần phải bằng phẳng. 

4.4 Chất liệu của trang thiết bị

Hiện vật trong kho có thể bị ảnh hưởng từ vật liệu khác trong môi trường trực tiếp của chúng. Do vậy:

- Khi lựa chọn trang thiết bị lưu trữ hiện vật cần cân nhắc về thể loại sưu tập và ngân sách có sẵn;

- Nên lựa chọn các loại giá kệ kim loại được sơn bột tĩnh điện (thép phủ pôlyme tổng hợp) hoặc phủ sơn (có sử dụng sơn lót), không có góc cạnh sắc nhọn, do các vật liệu này có tính trơ, ổn định về hóa học và thường sẵn có.

Thép tráng men là vật liệu ổn định về hóa học nhất để sử dụng trong các bộ phận/trang thiết bị kho. Gỗ cũng rất phù hợp nếu đủ độ khô. Cần lưu ý rằng đa số các loại gỗ thường nhiễm sinh vật gây hại. 

4.5 Kích thước của trang thiết bị kho

Trang thiết bị trong kho cần đáp ứng nhu cầu lưu trữ hiện vật đa dạng về kích cỡ. Giá kệ có kích thước tiêu chuẩn có thể tìm thấy trên thị trường với giá cả phải chăng. Trong trường hợp bảo tàng lựa chọn các loại giá kê có kích thước tiêu chuẩn, giá kệ lớn hơn kích thước trung bình của các hiện vật trong kho có thể gây lãng phí không gian. Tuy nhiên, giá kệ quá nhỏ hẹp sẽ gây rủi ro tổn hại về cơ học, làm rơi hoặc bào mòn hiện vật trong quá trình di chuyển.

Kích cỡ tổng thể của trang thiết bị thường phụ thuộc vào:

- Kích thước, hình dáng và trọng lượng của hiện vật;

- Không gian có sẵn trong kho;

- Độ cao của trần nhà, vì lý tưởng nhất là sưu tập hiện vật có thể được tiếp cận mà không cần phải dùng đến thang.

4.6 Các lối đi ở giữa

Bề rộng của các lối đi ở giữa có thể thay đổi  trong  khoảng  70  đến  120  cm  tùy theo kích thước của hiện vật nằm trên giá kệ. Cần thiết kế cẩn thận các lối đi để tạo không gian trống đủ cho việc di chuyển hiện vật và sử dụng các thiết bị di chuyển hiện vật.

4.7 Các trang thiết bị khác

Những điểm khác cần lưu ý:

- Khay và hộp đựng: bề mặt phải bằng phẳng, không có góc cạnh sắc nhọn;

- Xe đẩy: cần phải vận hành trơn tru, tốt nhất có gắn bánh xe cao su cứng;

- Thang:  phải  vững  chắc  và  chịu  được tổng trọng lực của người và hiện vật;

- Bàn: có chất lượng tốt và có khả năng đồng thời chịu tải được nhiều hiện vật.

- Bàn cần được đặt trên mặt sàn bằng phẳng và có thể được di chuyển dễ dàng. 

CHƯƠNG 5: VẬT LIỆU DÀNH CHO KHU VỰC KHO

5.1 Những lưu ý chung

Một số chất liệu, thí dụ như chì, hợp kim mềm và một số loại vỏ sò rất nhạy cảm đối với hơi ẩm thoát ra từ vật liệu xây dựng tòa nhà, như gỗ, gỗ ép và sơn gốc dầu. Vì vậy cần lưu trữ những hiện vật có  các chất liệu này trong hộp đựng bằng nhựa pôlyêtylen (PE) hoặc pôlyprôpylen (PP) hoặc túi nhựa.

5.2 Các vật liệu sử dụng ngắn hạn

Các vật liệu không chuyên để lưu trữ có giá cả phải chăng và phù hợp để sử dụng ngắn hạn và hạn chế tiếp xúc với các vật liệu có nguy cơ gây hại ( thí dụ trong lúc vận chuyển).

CHƯƠNG 6: SẮP XẾP HIỆN VẬT TRONG KHO

6.1 Phân loại và dựng giá kệ cho hiện vật

Cần lên kế hoạch chặt chẽ cho việc sắp xếp  hiện  vật  trong  từng  bộ  phận  của kho. Có thể sắp xếp hiện vật dựa theo:

- Kích thước, hình dáng và trọng lượng: nên đặt hiện vật to lớn hoặc có hình dáng phức tạp ở các giá kệ thấp hơn; đặt hiện vật kích thước nhỏ trong ngăn kéo; đặt hiện vật nhẹ hơn ở giá kệ cao hơn; nên đặt các hiện vật kềnh càng trong phạm vi dễ tiếp cận nhất từ cửa ra vào kho;

- Loại chất liệu hoặc loại hình hiện vật: nên đặt các hiện vật có chất liệu hoặc loại hình tương tự cùng với nhau;

- Chủ đề (theo niên đại, nguồn gốc văn hóa hoặc địa lý, v.v.). 

6.2 Các kiểu sắp xếp hiện vật

Hiện vật có thể được lưu giữ bằng nhiều cách khác nhau. Thí dụ:

- Nằm  ngang  trên  giá  kệ  hoặc  trong ngăn kéo;

- Theo phương thẳng đứng, treo trên tường hoặc trên lưới, v.v.;

- Cuộn (đặc  biệt  là  đối  với  đồ  vải  và thảm);

- Sử dụng giá đỡ riêng;

- Đóng gói trong túi, thùng đựng, hộp đựng, thùng thưa, v.v. 

6.3 Các nguyên tắc chung

- Không bao giờ đặt trực tiếp hiện vật lên sàn nhà.

- Nên đặt hiện vật có kích thước lớn như đồ nội thất trên bệ di động hoặc trong khung để bảo vệ và giúp dễ dàng di dời và vận chuyển.

- Nên lưu trữ những hiện vật rất nặng hoặc đồ nội thất rất lớn trên sàn kho, trên giá kê hàng (pallet) hoặc xe đẩy để tránh phải nhấc hiện vật lên.

- Không nên nhồi nhét hiện vật với mật độ quá dày trên các giá kệ. Nguyên tắc chung là chỉ nên có một hoặc hai hiện vật xung quanh bị xê dịch mỗi khi tiếp cận một hiện vật nào đó.

- Cần có đủ không gian giữa các hiện vật để cho phép việc di chuyển, tiếp cận và thông khí. 

6.4 Các phương tiện hỗ trợ hiện vật

6.4.1 Các loại hiện vật cần giá đỡ riêng

Các loại hiện vật sau đây thường cần giá đỡ riêng:

- Hiện vật có bề mặt hoặc cấu trúc dễ bị hư hỏng (thí dụ các loại sợi giòn, tơ và cỏ);

- Hiện vật có bộ phận di động hoặc chĩa ra; t hiện vật có thể đổ sụp do trọng lượng theo thời gian;

- Hiện vật không đứng vững nếu không có giá đỡ;

- Hiện vật thường xuyên được nghiên cứu;

- Hiện vật có nhiều bộ phận lỏng lẻo.

6.4.2 Các loại giá đỡ

Các loại giá đỡ cần được thiết kế càng nhỏ và đơn giản càng tốt, trong đó các tấm giá định vị hoặc khay nông đáy thường rất hiệu quả. Cần lưu ý kỹ kích thước của các loại giá kệ trong kho khi thiết kế giá đỡ hỗ trợ hiện vật.

6.4.3 Giá và khung đỡ hiện vật

Cần phải ghi nhớ những vấn đề sau đây khi sử dụng giá và khung đỡ hiện vật:

- Chỉ nên sử dụng các loại giá hoặc khung phức tạp cho các hiện vật có cấu trúc phức tạp, to lớn hoặc nặng;

- Giá đỡ cần phải bền chắc và làm bằng vật liệu tương thích;

- Giá đỡ cần được thiết kế để cân bằng trọng tâm hiện vật và không tạo áp lực lên hiện vật;

- Cần chuẩn hóa các loại giá đỡ trong kho. 

CHƯƠNG 7: CẦM NẮM VÀ DI CHUYỂN HIỆN VẬT TRONG BẢO TÀNG

7.1 Cầm nắm và di chuyển hiện vật có nghĩa là gì?

Cầm nắm và di chuyển (handling) hiện vật có nghĩa là chạm vào hiện vật, thay đổi vị trí hiện vật hoặc di chuyển hiện vật dù chỉ trong khoảng cách ngắn.

7.2 Rủi ro từ việc cầm nắm và di chuyển hiện vật

Đa số tổn hại của hiện vật là kết quả của việc cầm nắm không đúng cách, đặc biệt là khi công việc chịu áp lực về thời gian. Hiện vật dễ bị tổn thương nhất và trong hầu hết các trường hợp, chúng bị hư hại khi bị cầm nắm hoặc di chuyển. 

7.3 Hướng dẫn chung

- Hạn chế cầm nắm hiện vật ở mức tối đa.

- Mang găng tay khi chạm hiện vật.

- Chỉ di chuyển mỗi lần một hiện vật.

- Hỗ trợ hiện vật bằng cả hai tay và không bao giờ được nhấc hiện vật lên bằng đai/ quai của chính hiện vật đó.

- Tránh xe đẩy quá tải hoặc chồng chất hiện vật lên nhau ở trên khay hoặc thùng đựng.

- Không bao giờ dùng lực để đẩy hiện vật, hoặc một bộ phận của hiện vật vào vị trí.

7.4 Tính cấp thiết của việc tập huấn cho cán bộ

Việc tập huấn hiệu quả có thể giúp giảm thiểu rủi ro có liên quan đến việc cầm nằm và di chuyển hiện vật bất cẩn và sử dụng hiện vật không đúng cách.

7.5 Các cân nhắc về giá đỡ hiện vật

- Hộp đựng và vật liệu phải sạch và có bề mặt mềm, không trơn tuột.

- Cách ly các hiện vật với nhau bằng vật liệu đệm. 

7.6 Các quy trình thao tác cầm nắm và di chuyển hiện vật

7.6.1 Trang phục

Khi cầm nắm hiện vật:

- Cần mặc trang phục thoải mái và đi giày không trượt;

- Không đeo nhẫn, vòng tay hoặc các trang sức khắc.

7.6.2 Găng tay

Đeo găng tay vải sợi bông hoặc cao su nitril. Trong trường hợp không có các loại găng này, cần rửa tay sạch sẽ nhằm tránh làm bẩn hiện vật.

7.6.3 Trang thiết bị

Cần chuẩn bị đúng và đủ các loại trang thiết bị cần thiết trước khi di chuyển bất kỳ hiện vật nào.

7.6.4 Vị trí mới

Vị trí mới của hiện vật phải được chuẩn bị sẵn sàng. 

7.6.5 Lộ trình di chuyển

- Cần lên lộ trình trước khi bắt đầu vận chuyển hiện vật.

- Kiểm tra bề rộng của các cửa ra vào và hành lang.

- Kiểm tra độ cao của bậc cầu thang.

- Dọn dẹp chướng ngại vật.

7.6.6 Nhóm làm việc

Cần thống nhất với các thành viên trong nhóm về trình tự thao tác cầm nắm và di chuyển hiện vật trước khi tiến hành, nếu công việc này do một nhóm thực hiện.

7.6.7 Kiểm tra hiện vật

- Cần kiểm tra độ bền vững và tính ổn định của cấu trúc hiện vật trước khi cầm nắm và di chuyển.

- Cần cân nhắc kỹ lưỡng về kết cấu, trọng lượng, kích cỡ và hình dáng của các hiện vật to lớn trước khi di chuyển.

7.6.8 Nhấc hiện vật

- Trước khi nhấc một hiện vật lên, cần xác định liệu có an toàn để chạm tay vào hay không, và nên chạm vào những bộ phận nào.

- Lưu ý các tay cầm/quai và những bộ phận nhô ra có thể bị gãy vỡ.

- Cần thận trọng khi chạm vào các bề mặt được đánh dấu sơ sài. 

7.6.9 Mang hiện vật đi

- Khi nhấc hiện vật lên, dùng càng ít lực từ ngón tay càng tốt.

- Dùng cả hai tay để đỡ hiện vật.

- Để một tay bên dưới hiện vật, hoặc bên dưới bộ phận nặng nhất của hiện vật, và đỡ hiện vật bằng tay.

7.7 Di chuyển hiện vật

7.7.1 Những lưu ý chung

Khi di chuyển hiện vật, điều quan trọng là cần phải:

- Hỗ trợ toàn phần đối với từng hiện vật;

- Chống rung động và va chạm.

7.7.2 Xe đẩy

Cần sử dụng các loại xe đẩy được trang bị: Lốp  hơi  hoặc lốp cao su lớn có khả năng hấp thụ rung lắc và luôn bảo trì xe trong tình trạng tốt; Mặt sàn xe được lót đệm để đỡ hiện vật nằm trên xe và ngăn hiện vật không bị dịch chuyển hoặc rơi ngã.

7.7.3 Di chuyển

- Di chuyển xe đẩy với tốc độ đều và ổn định.                                                         

- Tránh di chuyển đột ngột và dừng bất ngờ. 

CHƯƠNG 8: BẢO TRÌ

8.1 Công tác vệ sinh

- Cần thiết lập một chế độ vệ sinh tốt nhằm giúp khu vực kho luôn luôn sạch sẽ và gọn gàng.

- Cần lập các quy trình thao tác và danh mục liệt  kê  đầu  việc  bảo  trì  thường xuyên để đảm bảo rằng công việc này được tổ chức dựa trên các quy tắc chung và tiêu chuẩn của bảo tàng.

- Một đợt lau dọn tổng thể hằng năm là không thể chấp nhận được nếu không có một quy trình vệ sinh thường xuyên.

- Việc vệ sinh thường xuyên giúp giảm thiểu khả năng nhiễm sinh vật gây hại.

- Không được dùng hóa chất có chứa chất tẩy hoặc amôniac để lau chùi hiện vật hoặc gần hiện vật. 

8.1.1 Các chế độ lau chùi điển hình

Các phòng kho chứa hiện vật cần được vệ sinh theo định kỳ.

Một chế độ lau chùi điển hình có thể có các mục sau:

- Hàng ngày: sử dụng máy hút bụi có gắn các bẫy lọc bụi đặc biệt. Thu thập rác thải trong thùng rác có nắp đậy. Xử lý rác.

- Hàng tuần: lau bề mặt sàn bằng vải ẩm (không ướt). Sử dụng máy hút bụi để vệ sinh các tấm thảm lau chân bên ngoài khu vực kho.

- Hàng  tháng:  hút  bụi  dưới  chân  rương hòm và tủ đứng.

- Hàng năm: hút bụi. 

8.1.2 Loại bỏ bụi trên hiện vật

Việc lau chùi và loại bỏ bụi trên hiện vật cần có tập huấn chuyên sâu và chỉ được tiến hành bởi hoặc dưới sự giám sát của một nhà bảo quản đã qua đào tạo. Một cách tổng quát:

- Việc loại bỏ bụi trên hiện vật cần được tiến hành bên ngoài phòng kho;

- Loại bỏ bụi và vết bẩn bám nhẹ trên bề mặt bằng cách sử dụng một chổi quét mềm và khô, sau đó dùng máy hút bụi có gắn hệ thống lọc kín (bộ lọc HEPA);

- Không bao giờ dùng máy hút bụi có gắn chổi hút trực tiếp lên hiện vật;

- Không được sử dụng phương pháp lau chùi ướt có dung môi (nước hoặc các chất lỏng khác) để loại bỏ bụi;

- Cần sử dụng loại chổi quét riêng cho từng loại chất liệu hiện vật. Việc loại bỏ bụi trên lông vũ cần có chổi lông rất mềm, trong khi hiện vật kim loại có thể được vệ sinh bằng loại chổi  cứng hơn nhiều. Thường xuyên vệ sinh chổi để tránh dồn ứ bụi;

- Nên sử dụng giải pháp nhẹ nhàng nhất trước tiên;

- Nên tham vấn ý kiến chuyên gia nếu có thắc mắc. 

Luôn luôn ghi nhớ những cảnh báo về an toàn như sau:

- Bụi có thể bị nhiễm bẩn, thí dụ dư thừa hóa chất độc hại từ các đợt xử lý loài gây hại trước đây. Cần phải kiểm tra kỹ hiện vật để phát hiện các chất này trước khi tiến hành loại bỏ bụi;

- Phải  đeo  khẩu  trang,  găng  tay  y  tế (nitril) hoặc găng tay cao su, hoặc loại găng tay tương tự để tránh bụi nhiễm bẩn ở mức tối đa.

8.2 Kiểm tra và giám sát

Cần tiến hành công tác kiểm tra định kỳ bộ sưu tập hiện vật trong kho. Các đợt kiểm tra định kỳ phải xác định tìm kiếm dấu hiệu nhiễm sinh vật gây hại. Các loại đường ống chạy xuyên qua khu vực kho cũng phải được kiểm tra./.